« Meine Buchhaltung, die 15 Tage dauerte, nimmt nur noch 4 in Anspruch »

01 · Kontext und Herausforderungen

Können Sie Ihr Unternehmen und die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen beschreiben?

Wir sind eine Treuhandgesellschaft mit Sitz in Genf, spezialisiert auf digitale Dienstleistungen in den Bereichen Buchhaltung, Steuern und Personalwesen. Unsere Dienstleistungen richten sich in erster Linie an Dienstleistungsunternehmen, wir arbeiten aber auch mit Firmen unterschiedlichster Branchen zusammen.

Was waren vor GeniusCount Ihre grössten Herausforderungen im Buchhaltungsmanagement?

Unsere grösste Herausforderung war die Digitalisierung sämtlicher Treuhandtätigkeiten. Wir suchten ein Werkzeug, das alle Aspekte des Berufs zentralisieren und automatisieren kann, um die Dossiers online zu verwalten und unsere Kunden auf vollständig digitale Prozesse umzustellen. Der Übergang von Papier zu Digital war eine strategische Priorität, sowohl zur Optimierung unserer internen Abläufe als auch, um unseren Kunden einen einfachen und modernen Zugang zu ihren Dokumenten zu bieten.

Welche manuellen Prozesse waren am zeitaufwändigsten oder fehleranfälligsten?

Die Erfassung der Buchungen war der repetitivste Prozess: erheblicher Zeitaufwand und hohes Fehlerrisiko. Wir mussten zudem auf die Papierordner der Kunden warten, physische Dokumente mühsam verwalten und komplexe Bankzugänge administrieren. Fiel eine Mitarbeitende aus, wurde die Übergabe der Dossiers kompliziert. Schliesslich fügte die Nutzung mehrerer Buchhaltungsprogramme je nach Kundenwunsch eine zusätzliche Komplexitätsebene hinzu, die die Verwaltung noch aufwändiger machte.

02 · Auswahl und Einführung

Was hat Sie dazu bewogen, sich für GeniusCount zu entscheiden?

Ich habe mehrere Buchhaltungsprogramme ausprobiert und bin überzeugt, dass der Ansatz von GeniusCount revolutionär ist. Es ist ein echter fachlicher Ansatz, der alle Aufgaben einer Treuhandgesellschaft zentralisiert. Wir haben zudem das Glück, die Referenz-Treuhandgesellschaft von GeniusCount zu sein: Die Entwicklungszyklen sind sehr kurz und ich bin immer wieder überrascht, wie schnell die Software wächst.

Wie verlief die Einführungsphase? Sind Sie auf Schwierigkeiten gestossen?

Viel besser als gedacht! Ich hatte Bedenken, mich in eine neue Software einzuarbeiten, ohne meine operative Arbeit zu unterbrechen, aber alles lief sehr gut. Die Installation dauerte 15 Minuten, danach begleitete mich ein GeniusCount-Experte 1¼ Stunden online, um die Buchhaltung eines Kunden mit der Software zu bearbeiten.

Wie lange dauerte es, die Software zu beherrschen und einsatzbereit zu machen?

Rund drei Monate, um sie vollständig zu beherrschen. Anfangs nutzte ich sie wenig, dann immer mehr. Die YouTube-Tutorials haben mir manchmal weitergeholfen, und ich habe die Reaktionsfreude der Teams sehr geschätzt: ein Kundensupport, der wirklich helfen und schnell antworten will.

03 · Nutzen und Wirkung

Welche unmittelbaren Veränderungen haben Sie festgestellt?

Ohne zu zögern die Beschleunigung meiner Buchungserfassung. Ich stelle auch fest, dass meine Kolleginnen und Kollegen, die sie nutzen, motivierter sind: Sie spüren, dass wir die Arbeit angenehmer gestalten wollen.

Wie viel Zeit sparen Sie bei den Buchhaltungsaufgaben?

Konkret dauerte die Buchhaltung eines meiner Kunden früher 15 Tage und nimmt nur noch 4 in Anspruch. Ich spare also fast 75 % Buchungserfassungszeit.

Haben Sie seit der Automatisierung weniger Fehler festgestellt?

Selbstverständlich, das war eines der erwarteten Kriterien der Automatisierung: Sie standardisiert die verwendeten Konten anhand der Buchungstexte.

Wie hat GeniusCount die Transparenz Ihrer Rentabilität verbessert?

Früher kannten wir unsere Rentabilität nur global und ungefähr. Heute wissen wir genau, welche Rentabilität wir bei jedem Buchhaltungs- und Steuermandat erzielen. So können wir unsere Rechnungen entsprechend anpassen, wenn die Timesheet einen höheren Zeitaufwand als geplant zeigt.

04 · Zufriedenheit und Feedback

Wie bewerten Sie Ihre Zufriedenheit auf einer Skala von 1 bis 10?

Ehrlich gesagt 10/10. Es ist endlich eine Buchhaltungssoftware, die von Buchhaltern gedacht wurde und eine ganz andere Methodik bietet als die üblichen Programme.

Würden Sie GeniusCount anderen Treuhandgesellschaften empfehlen? Warum?

Natürlich! Zumal der Preis wirklich erschwinglich ist, selbst für Selbstständige. Diese Software wird es allen Treuhandgesellschaften, kleinen wie grossen, ermöglichen, mühelos digital zu werden und in einem Umfeld wettbewerbsfähig zu bleiben, das zunehmend auf künstliche Intelligenz setzt. Die Digitalisierung ist heute ein Wettbewerbsvorteil, der im Begriff ist, zur Selbstverständlichkeit zu werden: Dieser Wandel ist eine tiefe Notwendigkeit.

Welche Funktionen sind aus Ihrer Sicht am nützlichsten?

Die automatischen Buchungsregeln mit integrierter künstlicher Intelligenz und die digitale Archivierung: Dank OCR werden meine Dokumente automatisch vorsortiert und umbenannt. Ich nutze auch viel die Aufgabenverwaltungs-App des Projektpakets, mit der ich meine Workflows mit dem ganzen Team automatisieren kann.

05 · Ergebnisse in Zahlen

Welcher Anteil Ihrer Zeit für die Buchhaltung wurde automatisiert?

Ich spare rund 75 % der Buchungserfassungszeit, was beträchtlich ist.

Können Sie den Produktivitätsgewinn beziffern?

Bei einer einfachen Buchhaltung, die mich 4 Stunden kostete, brauche ich nur noch eine. Und bei einer komplexen Buchhaltung, die rund 120 Stunden dauerte, brauche ich nur noch 50. Dank der Automatisierung der Erfassung, einer der zeitaufwändigsten Aufgaben, können wir nun in Betracht ziehen, neue Kunden aufzunehmen.

06 · Zukunftsvision

Wie planen Sie, GeniusCount weiter zu nutzen?

Wir nutzen GeniusCount inzwischen für 100 % unserer Kunden, also rund hundert. Wir freuen uns darauf, die neue Lohn-App zu nutzen, die Swissdec umfasst und uns bei der Lohnvorbereitung viel Zeit sparen wird.

Haben Sie Projekte, bei denen GeniusCount eine Schlüsselrolle spielen könnte?

Da wir auf die Buchhaltung von Anwälten und Notaren spezialisiert sind, planen wir, ihnen die Automatisierung der Urkunden anzubieten. Das ist ein grosses Projekt, das von unseren Kunden stark nachgefragt wird.