« A minha contabilidade que levava 15 dias agora leva apenas 4 »

01 · Contexto e desafios

Pode descrever a sua empresa e os serviços que oferece?

Somos uma sociedade fiduciária situada em Genebra, especializada na prestação de serviços digitais em contabilidade, fiscalidade e recursos humanos. Os nossos serviços destinam-se principalmente a sociedades de serviços, mas também colaboramos com empresas de setores variados.

Quais eram os seus principais desafios na gestão contabilística antes do GeniusCount?

O nosso principal desafio era a digitalização do conjunto das nossas atividades fiduciárias. Procurávamos uma ferramenta capaz de centralizar e automatizar todos os aspetos da profissão, para gerir os processos online e fazer os nossos clientes passarem a processos totalmente digitais. A transição do papel para o digital era uma prioridade estratégica, tanto para otimizar as nossas operações internas como para oferecer aos nossos clientes um acesso simplificado e moderno aos seus documentos.

Que processos manuais eram os mais demorados ou fontes de erros?

O lançamento dos registos contabilísticos era o processo mais repetitivo: um tempo considerável e um elevado risco de erros. Tínhamos também de esperar pelos dossiês em papel dos clientes, gerir laboriosamente documentos físicos e administrar acessos bancários complexos. Na ausência de um colega, a transmissão dos processos tornava-se complicada. Por fim, utilizar vários softwares de contabilidade consoante as preferências dos clientes acrescentava uma camada de complexidade que tornava a gestão ainda mais fastidiosa.

02 · Escolha e integração

Qu'est-ce qui vous a poussée à choisir GeniusCount ?

Experimentei vários softwares de contabilidade e estou convencida de que a abordagem do GeniusCount é revolucionária. É uma verdadeira abordagem profissional que permite centralizar todas as tarefas de um escritório fiduciário. Temos, aliás, a sorte de ser o escritório fiduciário de referência do GeniusCount: os ciclos de desenvolvimento são muito curtos e fico sempre surpreendida com a rapidez com que o software cresce.

Como decorreu a fase de integração? Encontrou dificuldades?

Muito melhor do que eu pensava! Receava familiarizar-me com um novo software sem interromper o meu trabalho operacional, mas correu tudo muito bem. A instalação demorou 15 minutos, depois um especialista do GeniusCount acompanhou-me online durante 1h15 para tratar da contabilidade de um cliente com o software.

Quanto tempo para dominar o software e torná-lo operacional?

Cerca de três meses para o dominar completamente. No início usava-o pouco, depois cada vez mais. Os tutoriais do YouTube por vezes desbloquearam-me, e apreciei muito a capacidade de resposta das equipas: um apoio ao cliente que procura realmente ajudar e responder rapidamente.

03 · Benefícios e impacto

Quels changements immédiats avez-vous constatés ?

Sem hesitação, a aceleração do meu lançamento contabilístico. Noto também que os meus colegas que o utilizam estão mais motivados: sentem que queremos tornar o trabalho mais agradável.

Quanto tempo poupa nas tarefas contabilísticas?

Concretamente, a contabilidade de um dos meus clientes levava-me 15 dias e agora leva apenas 4. Poupo, portanto, quase 75 % de tempo de lançamento contabilístico.

Notou uma redução dos erros desde a automatização?

Evidentemente, era um dos critérios esperados da automatização: permite padronizar as contas utilizadas em função dos descritivos.

Comment GeniusCount a-t-il amélioré la transparence de votre rentabilité ?

Anteriormente, conhecíamos a nossa rentabilidade de forma global e aproximada. Agora sabemos perfeitamente qual a rentabilidade que temos em cada mandato de contabilidade e fiscalidade. Isto permite-nos ajustar as nossas faturas em conformidade quando a timesheet mostra um investimento de tempo superior ao previsto.

04 · Satisfação e opiniões

Numa escala de 1 a 10, como avalia a sua satisfação?

Sinceramente 10/10. É finalmente um software de contabilidade pensado por contabilistas, que propõe uma metodologia completamente diferente da dos softwares habituais.

Recomendaria o GeniusCount a outros escritórios fiduciários? Porquê?

Claro que sim! Tanto mais que o preço é realmente acessível, mesmo para os trabalhadores independentes. Este software vai permitir a todos os escritórios fiduciários, pequenos e grandes, passar ao digital sem esforço e manter-se competitivos num ambiente que promove cada vez mais a inteligência artificial. A digitalização é hoje uma vantagem competitiva a caminho de se tornar generalizada: esta viragem é uma profunda necessidade.

Que funcionalidades são mais úteis a seus olhos?

As regras contabilísticas automáticas com a inteligência artificial integrada e o arquivo digital: graças ao OCR, os meus documentos são pré-classificados e renomeados automaticamente. Utilizo também muito a aplicação de gestão de tarefas do pacote projeto, que me permite automatizar os meus fluxos de trabalho com toda a equipa.

05 · Resultados em números

Quel pourcentage de votre temps de gestion comptable a été automatisé ?

Poupo cerca de 75 % no tempo de lançamento contabilístico, o que é considerável.

Pode quantificar o ganho de produtividade?

Numa contabilidade simples que me levava 4 horas, agora levo apenas uma. E numa contabilidade complexa que me levava cerca de 120 horas, agora levo apenas 50. Graças à automatização do lançamento, uma das tarefas mais demoradas, podemos agora ponderar acolher novos clientes.

06 · Visão de futuro

Como pensa continuar a utilizar o GeniusCount?

Utilizamos agora o GeniusCount em 100 % dos nossos clientes, ou seja, uma centena. Estamos ansiosos por utilizar a nova aplicação de salários, que inclui o Swissdec e nos fará poupar muito tempo na preparação dos salários.

Tem projetos em que o GeniusCount poderia desempenhar um papel-chave?

Como somos especializados na contabilidade de advogados e notários, temos como projeto propor-lhes a automatização dos atos. É um grande projeto, muito procurado pelos nossos clientes.