« Mi contabilidad, que me llevaba 15 días, ahora solo me lleva 4 »

01 · Contexto y desafíos

¿Puede describir su empresa y los servicios que ofrece?

Somos una sociedad fiduciaria situada en Ginebra, especializada en la prestación de servicios digitales de contabilidad, fiscalidad y recursos humanos. Nuestros servicios se dirigen principalmente a sociedades de servicios, pero también colaboramos con empresas de sectores variados.

¿Cuáles eran sus principales desafíos en la gestión contable antes de GeniusCount?

Nuestro principal desafío era la digitalización del conjunto de nuestras actividades fiduciarias. Buscábamos una herramienta capaz de centralizar y automatizar todos los aspectos del oficio, para gestionar los expedientes en línea y hacer que nuestros clientes pasaran a procesos totalmente digitales. La transición del papel a lo digital era una prioridad estratégica, tanto para optimizar nuestras operaciones internas como para ofrecer a nuestros clientes un acceso simplificado y moderno a sus documentos.

¿Qué procesos manuales eran los más lentos o propensos a errores?

El registro de los asientos contables era el proceso más repetitivo: un tiempo considerable y un alto riesgo de errores. También teníamos que esperar los archivadores en papel de los clientes, gestionar laboriosamente documentos físicos y administrar accesos bancarios complejos. En ausencia de un compañero, la transmisión de los expedientes se complicaba. Por último, utilizar varios programas de contabilidad según las preferencias de los clientes añadía una capa de complejidad que hacía la gestión aún más tediosa.

02 · Elección e integración

Qu'est-ce qui vous a poussée à choisir GeniusCount ?

He probado varios programas de contabilidad y estoy convencida de que el enfoque de GeniusCount es revolucionario. Es un verdadero enfoque profesional que permite centralizar todas las tareas de un despacho fiduciario. Además, tenemos la suerte de ser el despacho fiduciario de referencia de GeniusCount: los ciclos de desarrollo son muy cortos y siempre me sorprende la rapidez con la que crece el software.

¿Cómo se desarrolló la fase de integración? ¿Encontró dificultades?

¡Mucho mejor de lo que pensaba! Me preocupaba familiarizarme con un nuevo software sin interrumpir mi trabajo operativo, pero todo salió muy bien. La instalación llevó 15 minutos, luego un experto de GeniusCount me acompañó en línea durante 1h15 para procesar la contabilidad de un cliente con el software.

¿Cuánto tiempo para dominar el software y ponerlo en marcha?

Unos tres meses para dominarlo por completo. Al principio lo usaba poco, luego cada vez más. Los tutoriales de YouTube a veces me desbloquearon, y realmente aprecié la capacidad de respuesta de los equipos: un servicio de atención al cliente que busca de verdad ayudar y responder rápidamente.

03 · Beneficios e impacto

Quels changements immédiats avez-vous constatés ?

Sin dudarlo, la aceleración de mi registro contable. También noto que mis colegas que lo utilizan están más motivados: sienten que queremos hacer el trabajo más agradable.

¿Cuánto tiempo ahorra en las tareas contables?

Concretamente, la contabilidad de uno de mis clientes me llevaba 15 días y ahora solo me lleva 4. Así que ahorro casi el 75 % de tiempo de registro contable.

¿Ha notado una reducción de errores desde la automatización?

Por supuesto, era uno de los criterios esperados de la automatización: permite estandarizar las cuentas utilizadas en función de los conceptos.

Comment GeniusCount a-t-il amélioré la transparence de votre rentabilité ?

Antes conocíamos nuestra rentabilidad de manera global y aproximada. Ahora sabemos perfectamente qué rentabilidad tenemos en cada mandato de contabilidad y fiscalidad. Esto nos permite ajustar nuestras facturas en consecuencia cuando la timesheet muestra una inversión de tiempo superior a la prevista.

04 · Satisfacción y opiniones

En una escala del 1 al 10, ¿cómo evalúa su satisfacción?

Sinceramente 10/10. Por fin es un software de contabilidad pensado por contables, que propone una metodología totalmente distinta a la de los programas habituales.

¿Recomendaría GeniusCount a otros despachos fiduciarios? ¿Por qué?

¡Por supuesto! Sobre todo porque el precio es realmente accesible, incluso para los autónomos. Este software permitirá a todos los despachos fiduciarios, pequeños y grandes, pasar a lo digital sin esfuerzo y seguir siendo competitivos en un entorno que promueve cada vez más la inteligencia artificial. La digitalización es hoy una ventaja competitiva en vías de convertirse en algo generalizado: este giro es una profunda necesidad.

¿Qué funcionalidades le resultan más útiles?

Las reglas contables automáticas con la inteligencia artificial integrada y el archivo digital: gracias al OCR, mis documentos se preclasifican y se renombran automáticamente. También utilizo mucho la aplicación de gestión de tareas del paquete proyecto, que me permite automatizar mis flujos de trabajo con todo el equipo.

05 · Resultados en cifras

Quel pourcentage de votre temps de gestion comptable a été automatisé ?

Ahorro alrededor del 75 % en el tiempo de registro contable, lo cual es considerable.

¿Puede cuantificar la ganancia de productividad?

En una contabilidad sencilla que me llevaba 4 horas, ahora solo empleo una. Y en una contabilidad compleja que me llevaba unas 120 horas, ahora solo empleo 50. Gracias a la automatización del registro, una de las tareas más lentas, ahora podemos plantearnos acoger nuevos clientes.

06 · Visión de futuro

¿Cómo piensa seguir utilizando GeniusCount?

Ahora utilizamos GeniusCount para el 100 % de nuestros clientes, es decir un centenar. Estamos deseando utilizar la nueva aplicación de salarios, que incluye Swissdec y nos hará ahorrar mucho tiempo en la preparación de los salarios.

¿Tiene proyectos en los que GeniusCount podría desempeñar un papel clave?

Como estamos especializados en la contabilidad de abogados y notarios, tenemos previsto proponerles la automatización de las escrituras. Es un gran proyecto, muy solicitado por nuestros clientes.