« La mia contabilità che richiedeva 15 giorni ora me ne richiede solo 4 »

01 · Contesto e sfide

Può descrivere la sua azienda e i servizi che offre?

Siamo una società fiduciaria con sede a Ginevra, specializzata nella fornitura di servizi digitali in contabilità, fiscalità e risorse umane. I nostri servizi si rivolgono principalmente a società di servizi, ma collaboriamo anche con aziende di settori diversi.

Quali erano le sue principali sfide nella gestione contabile prima di GeniusCount?

La nostra sfida principale era la digitalizzazione dell'insieme delle nostre attività fiduciarie. Cercavamo uno strumento in grado di centralizzare e automatizzare tutti gli aspetti del mestiere, per gestire le pratiche online e far passare i nostri clienti a processi interamente digitali. La transizione dalla carta al digitale era una priorità strategica, sia per ottimizzare le nostre operazioni interne sia per offrire ai nostri clienti un accesso semplificato e moderno ai loro documenti.

Quali processi manuali erano i più dispendiosi in termini di tempo o fonti di errori?

La registrazione delle scritture contabili era il processo più ripetitivo: tempo considerevole ed elevato rischio di errori. Dovevamo inoltre attendere i classificatori cartacei dei clienti, gestire faticosamente documenti fisici e amministrare accessi bancari complessi. In assenza di un collega, la trasmissione delle pratiche diventava complicata. Infine, utilizzare più software di contabilità a seconda delle preferenze dei clienti aggiungeva un livello di complessità che rendeva la gestione ancora più laboriosa.

02 · Scelta e integrazione

Qu'est-ce qui vous a poussée à choisir GeniusCount ?

Ho provato diversi software di contabilità e sono convinta che l'approccio di GeniusCount sia rivoluzionario. È un vero approccio di mestiere che permette di centralizzare tutti i compiti di uno studio fiduciario. Abbiamo inoltre la fortuna di essere lo studio fiduciario di riferimento di GeniusCount: i cicli di sviluppo sono molto brevi e sono sempre sorpresa dalla rapidità con cui il software cresce.

Come si è svolta la fase di integrazione? Ha incontrato difficoltà?

Molto meglio di quanto pensassi! Temevo di dover imparare un nuovo software senza interrompere il mio lavoro operativo, ma è andato tutto molto bene. L'installazione ha richiesto 15 minuti, poi un esperto di GeniusCount mi ha accompagnata online per 1h15 per elaborare la contabilità di un cliente con il software.

Quanto tempo per padroneggiare il software e renderlo operativo?

Circa tre mesi per padroneggiarlo completamente. All'inizio lo usavo poco, poi sempre di più. I tutorial su YouTube a volte mi hanno sbloccata, e ho davvero apprezzato la reattività dei team: un servizio clienti che cerca realmente di aiutare e di rispondere rapidamente.

03 · Vantaggi e impatto

Quels changements immédiats avez-vous constatés ?

Senza esitazione, l'accelerazione della mia registrazione contabile. Noto anche che i miei colleghi che lo utilizzano sono più motivati: percepiscono che vogliamo rendere il lavoro più piacevole.

Quanto tempo risparmia sui compiti contabili?

Concretamente, la contabilità di uno dei miei clienti mi richiedeva 15 giorni e ora me ne richiede solo 4. Risparmio quindi quasi il 75 % di tempo di registrazione contabile.

Ha notato una riduzione degli errori dall'automazione?

Ovviamente, era uno dei criteri attesi dall'automazione: permette di standardizzare i conti utilizzati in base alle diciture.

Comment GeniusCount a-t-il amélioré la transparence de votre rentabilité ?

In precedenza, conoscevamo la nostra redditività in modo globale e approssimativo. Ora sappiamo perfettamente quale redditività abbiamo su ogni mandato di contabilità e fiscalità. Questo ci permette di adeguare le nostre fatture di conseguenza quando la timesheet mostra un investimento di tempo superiore a quello previsto.

04 · Soddisfazione e riscontri

Su una scala da 1 a 10, come valuta la sua soddisfazione?

Sinceramente 10/10. È finalmente un software di contabilità pensato da contabili, che propone una metodologia completamente diversa da quella dei software abituali.

Raccomanderebbe GeniusCount ad altri studi fiduciari? Perché?

Certamente! Tanto più che il prezzo è davvero accessibile, anche per i liberi professionisti. Questo software permetterà a tutti gli studi fiduciari, piccoli e grandi, di passare al digitale senza sforzo e di restare competitivi in un ambiente che promuove sempre più l'intelligenza artificiale. La digitalizzazione è oggi un vantaggio competitivo destinato a diventare la norma: questa svolta è una profonda necessità.

Quali funzionalità sono più utili ai suoi occhi?

Le regole contabili automatiche con l'intelligenza artificiale integrata e l'archiviazione digitale: grazie all'OCR, i miei documenti si preclassificano e si rinominano automaticamente. Uso molto anche l'applicazione di gestione dei compiti del pacchetto progetto, che mi permette di automatizzare i miei flussi di lavoro con tutto il team.

05 · Risultati in cifre

Quel pourcentage de votre temps de gestion comptable a été automatisé ?

Risparmio circa il 75 % sul tempo di registrazione contabile, il che è considerevole.

Può quantificare il guadagno di produttività?

Su una contabilità semplice che mi richiedeva 4 ore, ora ne impiego solo una. E su una contabilità complessa che mi richiedeva circa 120 ore, ora ne impiego solo 50. Grazie all'automazione della registrazione, uno dei compiti più dispendiosi in termini di tempo, possiamo ora pensare di accogliere nuovi clienti.

06 · Visione futura

Come pensa di continuare a utilizzare GeniusCount?

Utilizziamo ormai GeniusCount per il 100 % dei nostri clienti, ossia un centinaio. Non vediamo l'ora di utilizzare la nuova applicazione degli stipendi, che include Swissdec e ci farà risparmiare molto tempo nella preparazione degli stipendi.

Ha progetti in cui GeniusCount potrebbe svolgere un ruolo chiave?

Poiché siamo specializzati nella contabilità di avvocati e notai, abbiamo in progetto di proporre loro l'automazione degli atti. È un grande progetto, molto richiesto dai nostri clienti.